«Tôi thật sự cần dành nhiều thời gian cho công việc hỗ trợ này không?» Anh Linh, một quản lý dự án, trong tuần này đang suy nghĩ có nên tự mình xử lý hỗ trợ cho hệ thống mới hay không, trong lòng không ngừng do dự. Công việc hỗ trợ thường không được nhìn thấy bên ngoài và ít được công nhận, nhưng nếu bỏ mặc, toàn đội có thể rơi vào khủng hoảng. Đây là một thực tế mà nhiều người đi làm phải đối mặt: Những công việc không rực rỡ nhưng cần thiết này có thực sự cần phải tự gánh vác không?

Bài viết này sẽ mang đến góc nhìn tình huống sử dụng, giúp bạn hiểu rõ hơn về việc thực hiện công việc hỗ trợ và quyết định khi nào rút lui khỏi hệ thống FPDS, để bạn có thể đưa ra quyết định hợp lý khi gặp phải những nhiệm vụ “không hấp dẫn nhưng cần thiết” trong môi trường làm việc.

Câu hỏi 1: Trong tình huống nào tôi sẽ xem xét “phải tự mình chịu trách nhiệm công việc hỗ trợ”?

Nhiều người khi đối mặt với nhiệm vụ hỗ trợ thường xuất phát từ việc đội gặp bế tắc hoặc không ai sẵn lòng nhận nhiệm vụ. Ví dụ như khi hệ thống gặp sự cố, ảnh hưởng đến quy trình làm việc, điện thoại của cấp trên hoặc đồng nghiệp liên tục kêu gọi giúp đỡ; lúc này, anh Linh sẽ tự hỏi: «Nếu mình xử lý, liệu có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề không?»

Anh Linh đã từng chia sẻ, lý do anh quyết định xử lý công việc này là bởi độ tin cậy của đội ngũ không cao, việc gia công hay giao cho người khác thường làm gia tăng áp lực do việc giao tiếp liên tục. Chính những tình huống này đã khiến anh phải cân nhắc khả năng nâng cao hiệu suất tổng thể, đây là trách nhiệm hay nên phân công hợp tác.

Câu hỏi 2: Khi tôi nhận thấy công việc hỗ trợ chiếm quá nhiều thời gian, có cần phải tiếp tục không?

Thực tế, công việc hỗ trợ thường lặp đi lặp lại và không thú vị, việc dành thời gian để giải quyết vấn đề của người khác có thể khiến con người mệt mỏi. Anh Linh từng có thời gian tăng ca sau giờ làm để giải quyết các vấn đề của người dùng, và gia đình anh cũng cảm thấy anh đã hy sinh quá nhiều.

Tuy nhiên, anh cũng hiểu rằng: Đôi khi nếu các kênh liên lạc không thông suốt hoặc quy trình không rõ ràng, việc có một người hỗ trợ như anh trong thời gian ngắn là vô cùng cần thiết cho sự ổn định của đội ngũ. Có tiếp tục hay không phụ thuộc vào sự tồn tại của giải pháp tốt hơn hoặc liệu bạn đã chồng chất công việc đến nỗi chỉ còn trông cậy vào bản thân.

Câu hỏi 3: Khi nào thì hợp lý để quyết định đóng cửa hệ thống FPDS?

Công ty của anh Linh gần đây đang thảo luận về vấn đề rút lui khỏi hệ thống FPDS. Mặc dù FPDS đã cũ và chức năng hạn chế, nhưng vẫn có một số người dùng phụ thuộc vào nó. Lúc này, anh bắt đầu suy nghĩ: «Khi nào tôi nên nói lời tạm biệt và chuyển sang giải pháp mới hiệu quả hơn?»

Trong trường hợp này, cơ sở để đánh giá thường là tỷ lệ người dùng còn lại, chi phí bảo trì, và mức độ phụ thuộc vào các thủ tục quan trọng trong kinh doanh. Nếu hệ thống đã lỗi thời và ảnh hưởng đến hiệu suất, và có giải pháp thay thế đang chờ đợi, thì thời điểm rút lui thực sự đã gần kề.

Câu hỏi 4: Ai không phù hợp để tự gánh vác toàn bộ công việc hỗ trợ hoặc bảo trì hệ thống?

Không phải ai cũng phù hợp để gánh vác công việc hỗ trợ phức tạp và tốn thời gian dài hạn. Ví dụ, nếu chức năng công việc và chuyên môn của bạn hoàn toàn khác nhau hoặc hiện tại bạn đã có nhiều nhiệm vụ chồng chất, thì việc vừa phải phụ trách hỗ trợ vừa bảo trì hệ thống sẽ dễ dàng gây giảm hiệu suất và áp lực tâm lý.

Hơn nữa, nếu thiếu kỹ năng hoặc tài nguyên liên quan, và không thể thiết lập hệ thống hỗ trợ hay quy trình tự động hóa, thì về lâu dài, việc gánh vác những nhiệm vụ này có thể ảnh hưởng đến sự phát triển nghề nghiệp và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn.

Câu hỏi 5: Nếu tôi thấy không phù hợp để đảm nhận công việc hỗ trợ, tôi nên làm gì?

Khi cảm thấy mình không phù hợp để tiếp nhận tất cả những công việc không hào nhoáng, anh Linh gợi ý rằng nhiệm vụ đầu tiên là giao tiếp với đội ngũ và cấp trên, tìm kiếm một sự phân công hợp lý và một hệ thống hỗ trợ. Việc thiết lập quy trình chuẩn hóa có thể giảm bớt gánh nặng cá nhân và nâng cao hiệu suất trong việc theo dõi và quản lý.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động thúc đẩy việc nâng cấp công cụ hoặc hệ thống, như dần dần đóng cửa các hệ thống cũ như FPDS, chuyển dữ liệu sang nền tảng tiên tiến hơn, về lâu dài không chỉ giảm bớt gánh nặng bảo trì mà còn nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của đội ngũ. Cuối cùng, giữ tinh thần linh hoạt và cởi mở, kịp thời điều chỉnh chiến lược là chìa khóa để duy trì động lực làm việc tốt.

You may also like: Tại sao không nên chỉ dựa vào doanh thu từ quảng cáo?