Liệu bạn có cần hỗ trợ chuyên môn không?

Đôi khi bạn tự hỏi, “Tại sao mình cần sự hỗ trợ chuyên môn?” Câu hỏi này thường xuất hiện trong công việc, đặc biệt là khi chúng ta nhận ra rằng những công việc quan trọng thường không thể thiếu.

Trong tuần này, chúng ta sẽ đi sâu vào một tình huống thực tế, để xem khi nào mà những công cụ hoặc dịch vụ như FPDS cần được thay thế, và tại sao công việc hỗ trợ phía sau thường bị bỏ quên.

Câu hỏi 1: Khi nào nên xem xét hỗ trợ chuyên môn?

Khi nhiệm vụ trở nên phức tạp, yêu cầu kiến thức chuyên môn cao, hoặc gặp khó khăn kỹ thuật, bạn nên xem xét việc tìm kiếm sự hỗ trợ. Lấy ví dụ về FPDS (Hệ thống Dữ liệu Mua sắm Liên bang), khi thời gian thay đổi và yêu cầu được cập nhật, những hệ thống từng đảm nhận tích hợp dữ liệu và hỗ trợ dần trở nên không thể đáp ứng thách thức mới, và lúc này đội ngũ cần đánh giá xem có nên đưa vào công cụ mới hoặc tổ chức một đội ngũ chuyên môn.

Là một người phụ trách dự án, khi đánh giá, tôi thường tự hỏi: “Liệu mình có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề với phương pháp hiện tại không? Hay mình nên chuyển sang một hệ thống hỗ trợ hiệu quả hơn?” Sự do dự này thật ra là một sự cân nhắc giữa hiệu quả và chi phí.

Câu hỏi 2: Liệu tất cả các vai trò đều cần sự hỗ trợ chuyên môn?

Không phải ai cũng cần mức độ hỗ trợ chuyên môn như nhau. Ví dụ, nhân viên IT cốt lõi hoặc các nhà phân tích dữ liệu phụ thuộc vào các công cụ chuyên môn khá thường xuyên; trong khi các bộ phận hành chính hoặc bán hàng có thể chỉ cần hỗ trợ cơ bản.

Chẳng hạn, trong tình huống FPDS ngừng hoạt động, đội ngũ IT cần phải nhanh chóng học hỏi và thích nghi với hệ thống mới, điều này khiến họ càng phải dựa vào các phương thức hỗ trợ mới. Trong khi đó, đội ngũ chăm sóc khách hàng phía sau có thể cần điều chỉnh quy trình để phù hợp với sự thay đổi.

Câu hỏi 3: Khi nào không thích hợp để đưa vào hỗ trợ chuyên môn?

Khi ngân sách cực kỳ hạn chế, hoặc quy mô tổ chức không lớn, và nhiệm vụ hiện tại có thể được hoàn thành bằng nguồn lực hiện có, việc cố gắng đưa vào hỗ trợ chuyên môn có thể dẫn đến lãng phí. Ví dụ, trong quá trình chuyển đổi FPDS, không phải tất cả các phòng ban đều cần ngay lập tức hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống mới; một số có thể đợi đến khi thực sự cần thiết mới mở rộng.

Hơn nữa, nếu sự thay đổi thường xuyên và nhân sự không ổn định, việc đầu tư vào hỗ trợ chuyên môn cố định cũng có thể mất hiệu quả.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để tôi xác định lúc nào nên “nói lời tạm biệt” với hệ thống hoặc công cụ cũ?

Điều này thường xảy ra khi hệ thống cũ không còn đáp ứng nhu cầu, dẫn đến sự giảm hiệu quả, tỉ lệ sai sót tăng, hoặc không thể hỗ trợ các quy định mới và chính sách. Nếu bạn thấy rằng mình liên tục phải vượt qua giới hạn của hệ thống cũ trong công việc hàng ngày, hoặc đội ngũ hỗ trợ cũng cảm thấy căng thẳng, thì có thể đã đến lúc phải từ bỏ.

Tôi cũng từng gặp phải quyết định tương tự, lúc đó tôi tự hỏi: “Liệu việc tiếp tục chịu đựng có thật sự đáng giá không? Có phải đã đến lúc chuyển giao không?” Những suy nghĩ này đã giúp tôi quyết định bước tiếp theo.

Câu hỏi 5: Trong quá trình chuyển đổi, có những hành động nào nên thực hiện?

Đầu tiên, hãy giữ liên lạc cởi mở, để mọi người liên quan hiểu rõ lý do và lợi ích của sự thay đổi. Thứ hai, thực hiện thay đổi theo giai đoạn, đảm bảo tài nguyên được triển khai dần dần, và cuối cùng, cung cấp đủ đào tạo và hỗ trợ để đội ngũ có thể chuyển tiếp một cách mượt mà.

Điều quan trọng là, luôn giữ tính linh hoạt, điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản ứng thực tế, tránh sự cứng nhắc gây ra các rủi ro lớn hơn. Qua những trải nghiệm trong quá trình chuyển đổi FPDS, tôi đã nhận ra rằng: những công việc không thể hiện ra ánh sáng, mặc dù không nổi bật, nhưng là chìa khóa để đảm bảo toàn bộ tổ chức hoạt động. Đừng sợ phải từ bỏ, bạn sẽ có cơ hội chào đón những công cụ và hỗ trợ phù hợp hơn với tương lai.

Kết luận

Nhu cầu về hỗ trợ chuyên môn thực sự là một quyết định cần được xem xét cẩn thận trong tình huống làm việc thực tế. Hiểu rõ nhu cầu vai trò của bạn, tình trạng tổ chức và hướng đi trong tương lai có thể giúp bạn đưa ra những lựa chọn tốt nhất trong mọi cuộc biến đổi.

You may also like: Tại sao bạn nên chú ý đến Cosmos Hub (ATOM) và ai là người phù hợp để đầu tư?